Všeobecné obchodní podmínky

Tyto všeobecné obchodní podmínky (VOP) upravují práva a povinnosti smluvních stran vzniklé na základě smlouvy o poskytování služeb uzavřené mezi Flexity s.r.o. (dále jen „Poskytovatel“) a objednávajícím subjektem (dále jen „Klient“). VOP jsou nedílnou součástí každé smlouvy, pokud není písemně dohodnuto jinak.

Definice pojmů

Rozsah služeb

Poskytovatel se zavazuje poskytovat Klientovi služby v rozsahu a za podmínek stanovených v příslušné smlouvě nebo objednávce. Konkrétní specifikace, rozsah a termíny plnění jsou vždy součástí individuální smlouvy.

Vznik smluvního vztahu

Smluvní vztah vzniká podpisem písemné smlouvy oběma stranami, potvrzením písemné objednávky Poskytovatelem, nebo elektronickým potvrzením objednávky e-mailem.

Změny rozsahu služeb

Jakákoli změna rozsahu sjednaných služeb vyžaduje písemný souhlas obou stran formou dodatku ke smlouvě. Ústní dohody o změnách jsou právně nevymahatelné.

Ceny služeb

Ceny jsou stanoveny individuálně ve smlouvě nebo v platném ceníku. Veškeré ceny jsou uváděny bez DPH, pokud není výslovně uvedeno jinak.

Fakturace

• Faktury jsou vystavovány měsíčně nebo dle dohody ve smlouvě.
• Splatnost faktur je 14 kalendářních dnů od data vystavení, není-li dohodnuto jinak.
• Faktury jsou zasílány elektronicky na e-mail Klienta uvedený ve smlouvě.
• Klient je povinen zkontrolovat správnost faktury do 5 pracovních dnů od doručení.

Prodlení s platbou

Při prodlení s úhradou faktury je Poskytovatel oprávněn účtovat úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Při prodlení delším než 30 dnů může Poskytovatel pozastavit poskytování služeb.

Povinnosti Poskytovatele

• Poskytovat služby s odbornou péčí, v souladu se smlouvou a platnými právními předpisy.
• Informovat Klienta o skutečnostech, které mohou mít vliv na řádné plnění smlouvy.
• Zachovávat mlčenlivost o všech důvěrných informacích Klienta.
• Zajistit odpovídající technická a organizační opatření pro ochranu dat.
• Plnit smlouvu v dohodnutých termínech, nebo včas informovat o případných prodleních.

Povinnosti Klienta

• Hradit sjednané ceny řádně a včas.
• Poskytovat Poskytovateli součinnost nezbytnou pro plnění smlouvy.
• Informovat Poskytovatele o změnách, které mohou ovlivnit plnění smlouvy.
• Chránit přístupové údaje k systémům a službám Poskytovatele.

Rozsah mlčenlivosti

Obě strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o veškerých důvěrných informacích sdílených v rámci spolupráce, a to po dobu trvání smlouvy i 5 let po jejím ukončení.

Co jsou důvěrné informace

• obchodní strategie, plány a projekty,
• finanční a účetní informace,
• technická dokumentace a know-how,
• osobní údaje zaměstnanců, zákazníků a partnerů,
• cenová politika a obchodní podmínky,
• veškeré informace označené jako DŮVĚRNÉ nebo CONFIDENTIAL.

Výjimky

Mlčenlivost se nevztahuje na informace, které jsou veřejně dostupné, Klient je obdržel od třetí strany bez povinnosti mlčenlivosti, nebo jsou vyžadovány orgány veřejné moci ze zákona.

Podpis NDA

Samostatná NDA je podepisována před sdílením jakýchkoli citlivých informací — zejména před Quickscanem, přístupem k systémům Klienta a zahájením implementace. NDA je k dispozici v češtině i angličtině.

Správce a zpracovatel

Flexity s.r.o. vystupuje jako správce osobních údajů při zpracování kontaktních a fakturačních údajů Klientů. Při zpracování dat poskytnutých Klientem v rámci plnění smlouvy vystupujeme jako zpracovatel — uzavíráme samostatnou Smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA) dle čl. 28 GDPR.

Jaké údaje zpracováváme a proč

Jak dlouho údaje uchováváme

• Smluvní dokumentace: 10 let od ukončení smluvního vztahu.
• Daňové doklady: 10 let dle zákona o DPH.
• Marketingová komunikace: do odvolání souhlasu.
• Záznamy komunikace: 3 roky od posledního kontaktu.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, přenositelnost dat a vznášení námitky. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.cz).

Jak data chráníme

• Šifrování přenášených i uložených dat (AES-256).
• Dvoufaktorová autentizace pro přístup k systémům s osobními údaji.
• Řízení přístupu na principu minimálních oprávnění.
• Pravidelná bezpečnostní školení zaměstnanců.

Odpovědnost Poskytovatele

Poskytovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností dle smlouvy. Celková odpovědnost je omezena na výši ceny služeb uhrazených Klientem za posledních 12 měsíců.

Za co neodpovídáme

• Škody vzniklé vyšší mocí.
• Škody způsobené nesprávným nebo neautorizovaným použitím služeb Klientem.
• Škody způsobené nesplněním součinnostních povinností Klientem.
• Škody způsobené zásahem třetích stran nebo kybernetickým útokem — pokud jsme přijali přiměřená bezpečnostní opatření.

Vyšší moc

Žádná ze stran není v prodlení, pokud porušení povinností bylo způsobeno nepředvídatelnou a neodvratitelnou překážkou vzniklou nezávisle na její vůli. Dotčená strana o vzniku takové situace neprodleně informuje druhou stranu.

Trvání smlouvy

Smlouvu na dobu neurčitou může vypovědět kterákoli strana s výpovědní lhůtou 2 měsíce — lhůta začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce po doručení výpovědi.

Okamžité ukončení

Poskytovatel je oprávněn ukončit smlouvu s okamžitou účinností, pokud Klient je v prodlení s úhradou faktury déle než 30 dnů, podstatně poruší povinnosti dle smlouvy nebo VOP, nebo zahájí insolvenční řízení.

Co se stane po ukončení

• Klient uhradí veškeré nesplacené závazky.
• Poskytovatel předá veškeré výstupy a data vzniklá v rámci smlouvy.
• Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení smlouvy.

Vlastnictví výstupů

Veškeré výstupy, díla a dokumentace vytvořené v rámci plnění smlouvy přecházejí do vlastnictví Klienta okamžikem úplného uhrazení sjednané ceny, není-li ve smlouvě dohodnuto jinak.

Know-how a nástroje Poskytovatele

Vlastní metodiky, nástroje, šablony a know-how Poskytovatele zůstávají výhradním vlastnictvím Poskytovatele. Klientovi je udělena nevýhradní licence k jejich využití v rozsahu potřebném pro užívání sjednaných služeb.

Smírné řešení jako první krok

Veškeré spory se nejprve pokusíme vyřešit vzájemným jednáním. Druhá strana je povinna reagovat na písemnou výzvu do 10 pracovních dnů.

Soudní příslušnost a rozhodné právo

Spory řeší příslušný soud v České republice. Tyto VOP se řídí právním řádem České republiky — zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění.

Platnost a účinnost

Tyto VOP jsou platné a účinné od 1. ledna 2025 a ruší veškerá předchozí ujednání o obecných obchodních podmínkách.

Změny VOP

Poskytovatel je oprávněn VOP jednostranně změnit. O změně informuje Klienta nejméně 30 dní předem e-mailem. Pokud Klient se změnami nesouhlasí, může smlouvu vypovědět do 15 dnů od oznámení.

Oddělitelnost ustanovení

Pokud se některé ustanovení VOP stane neplatným, ostatní ustanovení zůstávají v plné platnosti.

Doručování

• E-mailem — považuje se za doručené dnem odeslání.
• Datovou schránkou — dnem přihlášení adresáta nebo 10. dnem od dodání.
• Doporučenou poštou — třetím dnem po odeslání.